Política Interna de Privacidade e Proteção de Dados

1. Objetivo

Estabelecer as regras, os papéis e os controles que o 2º Ofício de Registro de Imóveis da Comarca de Lages/SC adota no tratamento de dados pessoais, de modo a atender à Lei nº 13.709/2018 (LGPD), à Lei nº 6.015/1973, à Lei nº 8.935/1994, ao Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça de Santa Catarina e ao Provimento CNJ nº 213/2026, alterado pelo Provimento nº 243/2026.

2. Abrangência

Esta política aplica-se a todos que tratam dados pessoais em nome da serventia: Oficial Registrador, substitutos, escreventes, auxiliares, estagiários, aprendizes e prestadores de serviço contratados, independentemente do vínculo, do local e do meio utilizado — sistema registral, planilhas, papel, e-mail, aplicativos de mensagem ou telefone.

3. Definições

4. Princípios do tratamento

Todo tratamento observa os princípios do artigo 6º da LGPD, com destaque para:

• Finalidade — dados só são usados para a finalidade registral, administrativa ou legal que motivou a coleta.
• Necessidade — coleta-se o mínimo indispensável à prática do ato.
• Qualidade — os dados devem refletir o que consta dos documentos apresentados.
• Segurança e prevenção — adoção de medidas para evitar acesso indevido e vazamento.
• Responsabilização — capacidade de demonstrar a adoção das medidas desta política.

5. Papéis e responsabilidades

Oficial Registrador

• aprova esta política e destina os recursos necessários à sua aplicação;
• indica formalmente o Encarregado;
• decide sobre pedidos de titulares que envolvam ato registral.

Encarregado (DPO)

• recebe e responde às solicitações de titulares e comunicações da ANPD;
• orienta os colaboradores sobre as práticas de proteção de dados;
• mantém o registro das operações de tratamento e acompanha os incidentes;
• propõe revisões desta política.

Colaboradores

• tratam dados apenas dentro das suas atribuições e no sistema oficial da serventia;
• mantêm sigilo, inclusive após o término do vínculo;
• não usam contas, dispositivos ou aplicativos pessoais para armazenar dados da serventia;
• comunicam imediatamente ao Encarregado qualquer suspeita de incidente.

Prestadores de serviço

• tratam dados apenas conforme instrução da serventia e cláusula contratual de confidencialidade;
• informam imediatamente qualquer incidente que envolva dados da serventia.

6. Ciclo de vida dos dados

7. Classificação da informação

8. Controles de segurança

• estações de trabalho com usuário nominal, bloqueio automático de tela e antivírus ativo;
• rede segmentada e protegida por firewall, com acesso remoto somente por canal seguro e autenticado;
• cópias de segurança periódicas, com verificação de restauração e ao menos uma cópia fora do ambiente principal;
• certificados e chaves privadas sob guarda do titular da credencial, sem compartilhamento;
• registro de eventos (logs) dos sistemas, preservado pelo prazo aplicável;
• atualização de sistemas operacionais e aplicativos dentro de janela definida;
• documentos em papel guardados fora do alcance do público e da mesa de atendimento ao final do expediente;
• descarte de papéis com fragmentação.

9. Gestão de acessos

• a concessão de acesso é solicitada pelo responsável da área e aprovada pelo Oficial Registrador ou substituto;
• o acesso segue o princípio do menor privilégio, limitado à função exercida;
• senhas são individuais, intransferíveis e não podem ser anotadas em local visível;
• onde disponível, adota-se autenticação em duas etapas;
• no desligamento ou na mudança de função, os acessos são revogados ou ajustados no mesmo dia;
• a relação de acessos é revisada periodicamente.

10. Terceiros e operadores

• contratos com fornecedores que tratem dados pessoais contêm cláusula de confidencialidade e de proteção de dados;
• o acesso de técnicos externos a sistemas e equipamentos ocorre de forma identificada e, quando possível, acompanhada;
• fornecedores devem comunicar incidentes imediatamente e colaborar na apuração;
• encerrado o contrato, os dados em poder do operador devem ser devolvidos ou eliminados, conforme instrução da serventia.

11. Gestão de incidentes

Considera-se incidente qualquer evento que comprometa a confidencialidade, a integridade ou a disponibilidade de dados pessoais — perda de documento, envio a destinatário errado, acesso indevido, extravio de equipamento, infecção por código malicioso, entre outros.

1. Comunicação imediata — quem identificar o evento comunica o Encarregado no mesmo momento, sem tentar resolver por conta própria.
2. Contenção — adoção das medidas para interromper o efeito do incidente e preservar evidências.
3. Avaliação — o Encarregado analisa natureza, dados envolvidos, titulares afetados e risco.
4. Comunicação externa — havendo risco ou dano relevante, comunica-se a ANPD e os titulares afetados em até 3 dias úteis contados do conhecimento, conforme a regulamentação vigente, informando-se também a Corregedoria-Geral da Justiça quando cabível.
5. Registro e melhoria — o incidente é registrado, com as medidas corretivas adotadas para evitar repetição.

12. Treinamento e conscientização

Novos colaboradores recebem orientação sobre esta política no início das atividades e assinam termo de confidencialidade. São realizadas ações periódicas de reciclagem, com ênfase em sigilo profissional, phishing, uso de senhas, tratamento de documentos e conduta em caso de incidente.

13. Retenção e descarte

• o acervo registral é de guarda permanente e não é descartado;
• documentos administrativos, fiscais e trabalhistas são guardados pelos prazos legais;
• currículos de candidatos não aproveitados são descartados ao término do processo seletivo;
• o descarte de papel é feito por fragmentação; o de mídias digitais, por apagamento seguro ou destruição física;
• o descarte de qualquer documento que integre ou possa integrar o acervo depende de autorização expressa do Oficial Registrador.

14. Descumprimento

O descumprimento desta política sujeita o colaborador às medidas disciplinares cabíveis, sem prejuízo das responsabilidades civil, administrativa e penal, inclusive quanto à violação do dever de sigilo previsto na Lei nº 8.935/1994. No caso de prestadores de serviço, aplicam-se as sanções contratuais, incluindo a rescisão.

15. Revisão e controle de versão

Esta política é revisada ao menos anualmente ou sempre que houver alteração legislativa, normativa ou de processo que a impacte. A revisão é proposta pelo Encarregado e aprovada pelo Oficial Registrador.

Consulte também a Política de Privacidade, voltada aos titulares de dados.